Hướng dẫn cách đóng con dấu và chọn màu mực dấu chuẩn

Với sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, con dấu ngày càng được ưa chuộng trong các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi loại dấu lại có quy ước riêng về màu mực cũng như cách đóng dấu. Ngay sau đây hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu các quy định về màu mực và cách đóng con dấu chuẩn để phát huy hiệu quả của mỗi con dấu!

Lựa chọn màu mực nào với từng loại con dấu?

Thực tế khi nói về màu mực dấu, hiện không có quy định pháp luật bắt buộc nào ngoài con dấu của cơ quan nhà nước và dấu pháp nhân doanh nghiệp.

Với con dấu của đơn vị tổ chức nhà nước, mực dấu yêu cầu là màu đỏ (kể cả dấu tên, dấu chữ ký). Hình dáng con dấu được tự quyết định nhưng đa số vẫn là dấu tròn.
Với doanh nghiệp, con dấu không bắt buộc phải màu đỏ, dáng tròn mà có thể là bất kỳ. Tuy nhiên đa phần để tiện và tạo sự thống nhất, DN vẫn thường chọn dấu tròn/dấu vuông mực đỏ khi làm.
Với các mẫu dấu còn lại như dấu chữ ký, dấu tên, dấu xác nhận, dấu chức danh,… đơn vị có thể tùy chọn màu mực đỏ, đen hay xanh. Miễn sao tất cả con dấu không có màu sắc pha trộn sặc sỡ gây phản cảm cho người đọc.

>> Tham khảo các loại mực dấu chính hãng, đủ màu sắc Tại Đây

Hướng dẫn cách đóng con dấu chuẩn quy định

Mỗi con dấu đều mang ý nghĩa và có nhiệm vụ riêng. Nhưng nếu chúng không được đóng đúng cách, ý nghĩa con dấu sẽ không được thể hiện chuẩn. Hiện nay có 4 kiểu đóng dấu lên văn bản:

Đóng dấu lên giấy tờ có chữ ký

Mẫu dấu thường dùng là con dấu công ty, dấu cơ quan nhà nước. Theo quy định dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký tươi và lệch về phía trái chữ ký. Trình tự thực hiện: Ký trước đóng dấu sau.

Giá trị pháp lý của văn bản có hay không phụ thuộc vào bước đóng dấu, ký tên này.

Đóng con dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai thường dùng khi giao kết hợp đồng nhiều trang. Mục đích đóng dấu giáp lai để tránh việc thay đổi, sửa chữa nội dung, đảm bảo tính vẹn toàn của văn bản. Tuy nhiên việc đóng dấu này không bắt buộc và không quyết định đến tính hiệu lực của hợp đồng.

Mẫu văn bản đóng dấu giáp lai chuẩn

Cách đóng: Dấu đóng vào khoảng giữa mép phải/trái của hợp đồng hoặc phụ lục văn bản và trùm lên 1 phần các tờ giấy. Tối đa 05 trang văn bản cho mỗi dấu đóng. Trước khi đóng cần xếp tài liệu hình quạt để đóng dễ dàng.

Cách đóng con dấu treo

Đóng dấu treo là việc dùng con dấu dập lên trang đầu tiên của văn bản. Dấu phải trùm lên 1 phần tên đơn vị hoặc tên của phụ lục đính kèm. Thông thường dấu sẽ đóng phía bên trái văn bản – nơi tên đơn vị, tên phụ lục được ghi.

Dấu đóng treo thường được dập trên các văn bản nội bộ hoặc các hóa đơn tài chính. Mục đích để tránh việc giả mạo hay thay đổi giấy tờ. Việc đóng dấu treo hoàn toàn do người có thẩm quyền quyết định, không có quy định bắt buộc.

Đóng dấu hiệu chỉnh hay dấu correct

Đóng dấu hiệu chỉnh là việc dùng con dấu đóng lên dòng/ chữ/ cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay. Nhằm xác nhận đã có sự hiệu chỉnh so với thông tin gốc ban đầu trên văn bản.

Bên cạnh 4 kiểu đóng dấu trên, hiện có nhiều hình thức đóng dấu khác tương ứng với các loại dấu khác nhau. Như dấu đã thu tiền, dấu xác nhận, dấu thông tin địa chỉ, dấu mã số thuế. Cách đóng các con dấu này không có quy tắc nào nhất định. Chỉ cần đảm bảo dấu đóng ra phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, không mờ không lem.

Mong rằng với bài chia sẻ của Khắc dấu Việt Tín về cách đóng con dấu chuẩn và lựa chọn mực dấu phù hợp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng con dấu.